O guia completo para profissionais de saúde: otimize seus processos, garanta conformidade e reduza custos com um fluxo de aprovação eficiente.

O gerenciamento de materiais em instituições de saúde é um desafio constante, especialmente em hospitais de grande porte, onde a demanda é alta e o estoque precisa estar sempre sob controle. Para otimizar os custos e a logística, as compras em grupo surgem como uma estratégia poderosa, transformando negociações individuais em oportunidades de economia em larga escala.

Neste guia, vamos detalhar as vantagens, os desafios e as etapas para implementar com sucesso uma política de compras conjuntas, além de mostrar como a tecnologia pode ser sua maior aliada.

 

O poder das compras coletivas na área da saúde: vantagens e benefícios

As compras em grupo se diferenciam das compras individuais por seu caráter estratégico. Ao unir o poder de compra de várias instituições, é possível acessar benefícios que, de outra forma, seriam inacessíveis. Segundo especialistas, os descontos podem variar entre 50% e 90%, gerando uma economia significativa.

Confira os principais benefícios:

• Redução de custos: A maior vantagem. Com o volume de compra ampliado, as negociações resultam em descontos substanciais, que impactam diretamente a saúde financeira das instituições.
• Melhora nas condições de pagamento: A modalidade conjunta fortalece o poder de barganha, facilitando a negociação de prazos e formas de pagamento mais favoráveis.
• Eficiência operacional: A centralização do processo otimiza o tempo. Com várias instituições à frente da negociação, a assertividade aumenta e o retrabalho diminui.
• Fortalecimento de parcerias: A colaboração fortalece o relacionamento entre instituições de uma mesma região, criando uma rede de apoio que beneficia a gestão e, em última instância, o atendimento aos pacientes.
• Transparência e controle: Uma plataforma digital garante que todos os participantes tenham acesso aos dados da negociação, incluindo valores, condições de pagamento e o status de cada etapa do processo.

 

Do planejamento à execução: etapas de uma compra em grupo

Para que a compra conjunta seja um sucesso, é crucial seguir um planejamento estruturado:

1. Padronização: O primeiro passo é unificar os itens e as marcas que serão cotados. O alinhamento entre as instituições é fundamental para que a negociação em volume faça sentido.
2. Política de colaboração: Estabeleça diretrizes claras entre os participantes, garantindo que todos estejam alinhados e comprometidos com o processo.
3. Definição de prazos: Crie um cronograma com datas de cotação, prazos de negociação e de entrega para assegurar que a logística funcione sem atrasos.
4. Cotação e transparência: Publique a cotação em uma plataforma que garanta transparência total para todos os envolvidos.
5. Análise de mercado: Analise o mapa de preços e as negociações em grande escala para selecionar a melhor proposta.
6. Conciliação e logística: Após a compra, organize a distribuição e concilie os pedidos de cada unidade, garantindo que os itens cheguem corretamente ao destino.

 

Superando os desafios: a tecnologia como aliada

Apesar das vantagens, as compras em grupo também apresentam desafios, como a gestão de diferentes demandas, a padronização de produtos e as barreiras logísticas e tributárias. Como destaca Michael Almeida, Gerente Comercial e de Mercado da Apoio Cotações, "É possível fazer a cotação conjunta em determinadas cidades dentro do mesmo Estado. Já com Estados diferentes, a logística e os impostos são difíceis de conciliar."

Para superar esses obstáculos, a tecnologia é a melhor ferramenta. Uma plataforma robusta ajuda a:

• Gerenciar a padronização: Centraliza a visualização dos itens e marcas para facilitar a escolha em conjunto.
• Otimizar a logística: Mapeia a localização geográfica das instituições para viabilizar a distribuição.
• Simplificar a análise tributária: Agrupa os dados de ICMS e outros impostos para facilitar a negociação de preços.
• Automatizar o processo: Monitore o status das compras, notas fiscais e documentos, garantindo segurança e eficiência em todas as etapas.

 

Apoio cotações: tecnologia para otimizar sua gestão de compras

A Apoio Cotações foi projetada para resolver os desafios das compras em grupo. Nossa plataforma oferece uma modalidade dedicada a essa funcionalidade, com dashboards que permitem o monitoramento, a análise de dados (Analytics) e relatórios detalhados para instituições e fornecedores.

"O maior desafio das cotações são o ICMS e os tributos no preço dos produtos hospitalares. As cotações conjuntas facilitam isso. Se a instituição não tiver uma tecnologia para agrupar tudo e buscar um bom fornecedor, você não consegue bons resultados. E a Apoio é uma tecnologia que ajuda neste sentido", reforça Michael Almeida.

Chega de se preocupar com logística e negociação! Dê o próximo passo para transformar a gestão de compras da sua instituição. Para saber mais sobre como otimizar seus processos, confira nosso blog post sobre "Como a automação beneficia a gestão de compras e suprimentos".

Quer saber mais detalhes sobre as compras em grupo e como a plataforma da Apoio pode contribuir para oferecer mais economia e assertividade? Procure um dos nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas!