A rotina de um profissional de compras em um hospital é um malabarismo constante. Lidar com urgências, encontrar os melhores fornecedores, negociar preços e, ao mesmo tempo, garantir que cada compra seja aprovada dentro dos prazos pode ser um grande desafio. Muitos processos ainda são manuais, baseados em planilhas, e-mails e até mesmo em "pedidos verbais" que se perdem no caminho. O resultado? Atrasos, retrabalho e, em muitos casos, perdas financeiras significativas para a instituição.

É nesse cenário que a alçada técnica se apresenta não apenas como uma ferramenta, mas como a espinha dorsal de um processo de compras eficiente e transparente.

O que é alçada técnica e por que ela é essencial para sua instituição?

A alçada técnica é um conjunto de regras e procedimentos claros que define os limites e as responsabilidades para a aprovação de compras. Em essência, ela responde a perguntas como: "Quem pode aprovar a compra de um novo equipamento?" ou "Qual o valor máximo que o gestor de compras pode aprovar sem a permissão da diretoria?".

A implementação de uma alçada bem definida traz uma série de benefícios que impactam diretamente a saúde financeira e operacional de um hospital:

• Agilidade nas decisões: Ao descentralizar a aprovação, a alçada elimina gargalos. Em vez de todas as requisições pararem na mesa de um único gestor, elas são direcionadas ao nível de aprovação adequado, garantindo que compras de menor valor sejam processadas rapidamente. Isso é vital em um ambiente onde cada minuto conta.

• Conformidade e segurança: A alçada técnica assegura que cada aquisição esteja em total conformidade com as políticas internas da instituição e com as regulamentações do setor. Isso reduz o risco de fraudes, desvios e compras desnecessárias, protegendo a empresa e seus profissionais.

• Economia e otimização de custos: Ao exigir a aprovação de especialistas (médicos, engenheiros clínicos, etc.) para itens de alta complexidade ou valor, a alçada previne a compra de equipamentos ou insumos inadequados, que poderiam resultar em prejuízos ou manutenção custosa no futuro. A visibilidade total do processo também permite uma análise detalhada dos gastos, identificando oportunidades de economia.

• Maior transparência e rastreabilidade: Com um fluxo de aprovação formal, cada etapa da compra é registrada e pode ser facilmente rastreada. Isso é fundamental para auditorias internas, mostrando a origem de cada solicitação, quem a aprovou e por quê.

Como criar um fluxo de alçada técnica eficiente na prática

A criação de um fluxo de alçada não é um processo complexo, mas exige planejamento. O segredo é começar com o que sua instituição já faz e formalizar o processo.

1. Mapeie os níveis de aprovação:

O primeiro passo é definir quem são os aprovadores e quais são seus limites de responsabilidade. Crie uma matriz de aprovação, por exemplo:

• Nível 1 (Setorial): Aprovado pelo gestor do setor que solicitou o produto (ex: enfermeiro-chefe para insumos de enfermagem). Limite de valor baixo, até R$ 5 mil.

• Nível 2 (Comprador): Aprovado pelo profissional de compras. Este nível pode ter um limite de valor intermediário, até R$ 50 mil.

• Nível 3 (Especialista técnico): Para equipamentos, medicamentos de alto custo ou itens específicos (OPME), a aprovação é feita por um especialista (médico, engenheiro clínico, farmacêutico).

• Nível 4 (Diretoria): Aprovadores de alto nível para compras estratégicas ou de grande valor, acima de R$ 50 mil.

2. Defina os tipos de compra:

O fluxo pode variar de acordo com o tipo de item. A compra de um pacote de seringas não segue o mesmo rito de aprovação de um ressonância magnética. Classifique as compras em categorias:

• Insumos de rotina (classe I): Fluxo simples, com aprovação setorial.

• Medicamentos especiais (classe II): Exige aprovação do farmacêutico-chefe.

• Equipamentos e OPME (classe III): Requer aprovação técnica e da diretoria.

3. Estabeleça prazos e notificações:

Defina prazos máximos para cada nível de aprovação (ex: 48 horas para aprovação setorial). Em um ambiente digital, o sistema pode enviar lembretes automáticos para os aprovadores, garantindo que o processo não fique estagnado.

Dificuldades e a solução digital

Muitos hospitais tentam gerenciar esse fluxo com planilhas e e-mails, o que gera uma série de problemas, como:

• Dados inconsistentes: A falta de um sistema centralizado leva a informações desatualizadas.

• Falta de rastreabilidade: É impossível saber onde a requisição está ou quem é o responsável pelo atraso.

• Erros humanos: A digitação manual de dados em planilhas está sujeita a falhas.

A solução para esses desafios está na tecnologia. Plataformas como a Apoio Cotações permitem que você configure o seu fluxo de alçada digitalmente. A requisição de compra é feita no sistema, que a direciona automaticamente para os aprovadores corretos, notificando cada um sobre sua pendência. O comprador acompanha o status em tempo real, e a diretoria tem uma visão completa de todas as compras da instituição.

Simulação de um fluxo de alçada na prática

Vamos usar um exemplo concreto: a compra de uma mesa cirúrgica de alto valor.

• Início do processo: O chefe do centro cirúrgico faz a requisição na plataforma da Apoio Cotações.

• Aprovação setorial: A requisição é enviada ao gestor do centro cirúrgico para a primeira aprovação. Ele verifica se a necessidade é real e se a especificação atende às demandas da equipe.

• Aprovação técnica: O sistema encaminha a solicitação para o engenheiro clínico do hospital. Ele avalia a compatibilidade do equipamento com a infraestrutura existente, a necessidade de manutenção especializada e a conformidade com as normas técnicas.

• Aprovação de compras: Com a aprovação técnica, a requisição segue para o setor de compras. O comprador utiliza a plataforma para fazer a cotação com múltiplos fornecedores.

• Aprovação financeira: Após a cotação, a proposta final é encaminhada para a diretoria financeira. O sistema apresenta um relatório detalhado com a justificativa da compra, os orçamentos recebidos e a economia gerada.

• Conclusão: Após todas as aprovações, a compra é finalizada na plataforma. Cada passo fica registrado, garantindo uma auditoria impecável no futuro.

A implementação de um fluxo de alçada técnica bem estruturado não é apenas uma melhoria operacional, é uma decisão estratégica que transforma o setor de compras. Em vez de ser um centro de custo, ele se torna um centro de inteligência e eficiência, garantindo que cada investimento seja feito com agilidade, transparência e total conformidade.

Se você está cansado de processos manuais e quer levar a gestão de compras da sua instituição para o próximo nível, a tecnologia é a sua maior aliada.

Quer otimizar suas compras e ter total controle sobre os gastos? Descubra como a Apoio Cotações pode ajudar a sua instituição a implementar um fluxo de alçada eficiente e economizar tempo e recursos.