Veja quais as vantagens e desafios das compras em grupo nas instituições de saúde.

O fluxo de materiais hospitalares é muito intenso dentro das unidades de saúde, e se for considerar uma instituição de grande porte a demanda é ainda maior. Para manter o controle do estoque e dos gastos com as compras dos insumos hospitalares, uma das vantagens é contar com as compras em grupos.

Neste blog de hoje serão abordados dicas, benefícios e desafios para superar as compras coletivas. 

Como são as etapas do processo de compra em grupo?

Há algumas diferenças que separam as compras em grupo e as individuais. Porém, segundo especialistas, é mais vantajoso a compra conjunta, pois se torna mais estratégica já que são mais econômicas para as instituições, pois os descontos variam entre 50% a 90%.

Confira as 6 etapas do processo de compras em conjunto:

1. Padronizar os itens e marcas a serem cotados em conjuntos;
2. Criar uma política entre os participantes para que todos possam cumprir e estejam alinhados com as diretrizes da compra coletiva em comum acordo;
3. Definir datas de cotação e prazos;
4. Criar a cotação e publicar para que seja transparente e todos tenham conhecimento;
5. Analisar o mapa de preços e negociações dos insumos hospitalares de grande escala;
6. Conciliar os itens de pedido de cada unidade de saúde.

Dicas para comprar materiais hospitalares

Embora as compras e cotações em coletivo tenham etapas específicas para a sua aquisição, há dicas amplas que podem ser seguidas durante qualquer etapa do processo.  Entre elas estão:

• Verifique se o prazo de entrega confere com o giro de estoque da unidade de saúde;
• Monitore o status de cada processo de compra e proporcione mais segurança para o fechamento dos processos;

• Fique atento aos valores e realize a cotação com o fornecedor que atende com o melhor preço;
• Use a tecnologia para otimizar os processos de compras, notas fiscais, documentos e de entrega;
• Capacite os colaboradores responsáveis pelo estoque para utilizar com mais eficiência as ferramentas digitais, e se possível, sempre buscar atualização do uso das plataformas.

A escolha de um fornecedor envolve alguns parâmetros importantes, portanto é importante ficar atento às dicas que podem auxiliar nesse processo. 

5 Benefícios das compras em grupo

Para realizar as compras em grupo é crucial realizar um planejamento estruturado e contar com a negociação dos contratos. A equipe ou pessoa responsável pela unidade de saúde precisa ser capacitada e ter uma boa relação com as demais unidades.

Confira 5 benefícios da compras em grupos nas instituições de saúde:

1. Redução de custo: evita gastos a mais com cotações individuais, já que o desconto coletivo é superior a 50%, gerando economia em larga escala;
2. Melhoria na condição de pagamento: a modalidade conjunta facilita os trâmites de negociação, desconto, pagamentos e monitoramento da etapa de entrega;
3. Eficiência operacional: otimiza os processos, pois mais de uma instituição está à frente da negociação da compra o que resulta em melhor assertividade;
4. Fortalecimento de Parcerias: fortalece as relações entre instituições próximas cotando na mesma região e beneficiando tanto as unidades quanto a vida dos pacientes;
5. Transparência e Controle: todo processo é realizado com os dados disponíveis para as instituições saberem valores, forma de pagamento e ter o controle de todas as etapas do processo.

Desafios das compras em grupo: como superá-los

Entre os desafios da cotação conjunta dos materiais hospitalares está a gestão e padronização de produtos e marcas, como também a organização de distribuição e logística da localização geográfica das instituições para fazer parte desta modalidade.

“É possível fazer a cotação conjunta em determinadas cidades dentro do mesmo Estado. Já com Estados diferentes fica difícil a logística e impostos diferentes. Quando há compra conjunta, é uma compra mais estratégica, logo precisa mapear os itens iguais e padronizar marcas iguais também, entre as instituições, senão, não dá certo, explica Michael Almeida Gerente Comercial, Mercado e Cliente da Apoio. 

Para superar esses desafios de alinhamento das unidades, localização, cotações, variedades de fornecedores, regulamentos e distribuição dos materiais hospitalares no prazo ideal para todos, é importante contar com a tecnologia como aliada.

Apoio: tecnologia aliada na otimização da gestão de compras hospitalares

A Apoio apresenta no seu portfólio a modalidade compras em grupo e dashboards com etapas da compra, monitoramento e relatório para instituições e fornecedores com Analytics.

“O maior desafio das cotações são: ICMS e tributos no preço dos produtos hospitalares. E as cotações conjuntas facilitam isso. Se a instituição não tiver uma tecnologia de fazer compras conjuntas para agrupar tudo isso e buscar no mercado um bom fornecedor, você não consegue ter bons resultados. E a Apoio é uma tecnologia que ajuda neste sentido, por isso é importante usá-la a seu favor”, destaca Michael Almeida Gerente Comercial, Mercado e Cliente da Apoio Cotações. 

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