Com o primeiro semestre concluído, algumas instituições já estão começando a realizar o levantamento de dados para fazer as auditorias e analisar os resultados positivos e negativos das unidades de saúde

Com a chegada da metade do ano, é natural que as empresas comecem a refletir sobre as ações desenvolvidas ao longo dos seis meses, e quais as mudanças que podem ser realizadas até o final do ano, seguindo o orçamento anual. 

As auditorias geram relatórios anuais, que geralmente indicam como serão as novas percepções, alterações ou se todas as medidas financeiras e administrativas estão sendo bem distribuídas. 

Confira neste post como as decisões poderão influenciar o orçamento de compras para o ano todo, gestão de estoque e os principais tipos de auditorias realizadas.

Como são realizadas as auditorias nas unidades de saúde?

As auditorias são condutas realizadas semestral ou anualmente, dependendo da necessidade estabelecida pela empresa, para analisar a qualidade dos serviços prestados pelos profissionais e instituições de saúde. 

As organizações certificam se todas as ações, compras e procedimentos médicos/assistenciais e administrativos estão sendo bem compartilhados. 

Elas geralmente são feitas por auditores externos ou da própria unidade de saúde e envolvem segmentos de gestão de compras de medicamentos ou outros insumos hospitalares, recursos humanos e custos de atendimento ao paciente.

As auditorias ficam em formato de relatórios que poderão ser consultados sempre que necessário para melhorar a eficiência das unidades. Elas também interferem diretamente na segurança dos pacientes e cuidados com a saúde, pois estão sempre monitorando se falta algum insumo ou serviço dentro das organizações.

Quais são os tipos de auditorias realizadas nas instituições de saúde?

Nas instituições de saúde há alguns tipos de auditorias que podem ser realizadas, entre as principais estão:

• Auditoria preventiva: como o nome já diz, antecede a prestação de serviços com o objetivo de evitar as possíveis falhas que podem afetar a qualidade e assistência prestada. Ela analisa os processos licitatórios dos fornecedores de entrega, fabricação, controle de qualidade e a aquisição de novos produtos hospitalares;

• Auditoria operacional:  avalia a rotina do hospital já em funcionamento, após a licitação, concentra-se nas informações sistemáticas em relação à gestão de estoque, materiais, medicamentos, distribuição, atendimentos médicos e outros;

• Auditoria analítica: verifica os dados das auditorias operacional e preventiva para avaliar os pontos que estão performando corretamente e os que precisam ser melhorados.

Seja qual for o tipo de auditoria realizada nas instituições de saúde é importante  prezar pela transparência dos dados, comparações de outros relatórios e com a credibilidade dos auditores para solucionar as glosas existentes a fim de saná-las.

Quais são os benefícios e como as auditorias influenciam no orçamento do ano?

As auditorias influenciam positivamente pois melhoram a qualidade, segurança e performance das instituições, contribuindo tanto para o paciente quanto para os colaboradores. Confira 3 benefícios das auditorias:

1- Identificar falhas: indicam quais as práticas estão seguindo os critérios e parâmetros e quais delas precisam de mudanças;

2- Otimizar os processos: com os relatórios frequentes das auditorias, é possível minimizar o tempo com gastos burocráticos de gestão, pois já existe um padrão de arquivamento de dados das instituições;

3- Sugestão de mudanças: depois de analisar os resultados e se algum setor precisar de melhorias, é indispensável mexer para melhorar. Caso as mudanças feitas anteriormente forem positivas, devem ser repetidas para evitar possíveis erros.

Como contar com a tecnologia para otimizar os processos de auditorias

As soluções digitais podem colaborar com a otimização dos processos de auditorias. Isso porque com o uso da tecnologia, há mais agilidade nos sistemas automatizados, beneficiando com o ganho de tempo, recursos e mais transparências das informações.

A Apoio conta a modalidade Analytics no seu portfólio, com a presença de dashboards estratégicos e paineis para análise, acompanhamento de status dos pedidos de compras, negociações, desperdícios e preços, além de ajudar a monitorar a necessidade de giro do estoque nas unidades.

Já Apoio Provision analisa em tempo real o planejamento, estratégias e a plataforma de gestão de suprimentos, com todos os processos com total visualização dos dados, como também a análise de negociações de valores dos produtos e as tendências de mercado.

Essas soluções podem contribuir para o levantamento de dados mais facilmente, já que são automatizados na plataforma, para a realização de auditorias das empresas. Inclusive para ressaltar o uso da ferramenta digital, o Gerente Comercial da Apoio, Michael Almeida, informa que já estão puxando dados da própria Apoio para avaliar o orçamento e os resultados até o final do ano.

“A expectativa é ótima porque a Apoio cresceu significativamente neste primeiro semestre de 2024, e após a Feira Hospitalar, maior evento do segmento, que foi realizado em maio deste ano, além de alto volume de negociações, tivemos ótimas novas oportunidades com Hospitais renomados no Brasil para fazer parcerias com a nossa plataforma que une em um só lugar fornecedores e instituições para negociações e vendas. Este ano surpreendeu muito e esperamos aumentar as nossas parcerias até o final do ano”, destacou Michael.

Para saber mais detalhes leia também: Como a análise de dados pode melhorar os resultados na sua instituição de saúde? e Como o setor de compras pode ajudar na segurança do paciente?

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